Eventbranschen, ett offer för Coronavirus

Kommer coronavirus också i våra sociala liv? Hur mycket kommer industrin att drabbas av?

Coronavirus har redan påverkat händelser i hela världen. Händelser i Kina och andra delar av Asien påverkas mest, och många arrangörer valde att stanna kvar på den säkra sidan genom att antingen skjuta upp eller avbryta sina evenemang. Till och med vissa evenemang utanför de drabbade områdena avbryts och arrangörerna kritiseras för att göra det.

Den globala affärsevenemangsindustrin genererade 2,5 miljarder dollar i affärsförsäljning under 2017, bidrog med 1,5 biljoner dollar till den globala BNP och sysselsatte 26 miljoner människor över hela världen 2017. Och nu orsakar koronavirusutbrottet annullering eller uppskjutande av mer än 24 utställningar och konferenser världen över, skada en $ 2,5 biljoner bransch.

Avbokningen av handelsevenemang påverkar hotell, flygbolag, underhållning, marknadsföring, restaurang och andra branscher. Och det är inte bara handels- och affärshändelser, vi har listat några av de bekräftade händelserna som redan har avbrutits under de senaste veckorna nedan. Fortsätt läsa!

Vad är skadan?

Omplanering av evenemang kan bli en allvarlig ekonomisk fråga för arrangörerna. De kanske inte kan boka samma plats för deras önskade datum och kan förlora pengar de har spenderat på evenemangsutrymmet och andra tjänster som catering och konferenshantering. Utställare och deltagare möter också utmaningar när evenemang avbryts, till exempel kostnader för båtsättning, evenemangsregistrering och researrangemang. Hysteriet har tagit en avgift på leveransproduktionen av varor som den tillhandahåller till hela världen. Fabriker i Kina arbetar med reducerad kapacitet och har kämpat för att leverera. Det finns alla typer av utrustning och produkter i evenemangshanteringsbranschen som kommer från länder som Kina. Om leverantörerna och entreprenörerna får leveranser från andra källor kommer det att förändras priserna, vilket kommer att ändra priserna på den övergripande evenemangshanteringen. En av de största fördelarna med nätverksevenemang och konferenser är att proffs möts ansikte mot ansikte. Men vad händer när sådana fördelar medför hälsorisker?

Kommer coronavirus också i våra sociala liv? Hur är det med människorna i branschen? Vad sägs om evenemangspersonal och arenor?

Eventpersonalen ansvarar för att hantera evenemang, där hundratusentals människor deltar. Den första utmaningen för arrangörerna av evenemanget är att utbilda evenemangspersonal på plats och försäkra att alla deltagare är bäst för sin hälsa, inte har symtom på COVID-19 och inte kommer att utgöra ett potentiellt hot, med tanke på att detta är en lätt spridbar sjukdom . De måste också se till att arenan saneras ordentligt. Åtgärder måste vidtas för korrekt utrustning. Vissa evenemangsföretag har flyttat sitt evenemang istället för att avbryta eller skjuta upp det. Om händelsen är planerad att äga rum i Kina flyttar de och byter plats till något annat land. Även om detta är en av de bästa kompromisserna kommer detta alternativ med sina egna problem. När händelsen flyttas till en ny plats måste det övervägas hur långt den nya händelseplatsen är och huruvida det kan visa sig vara ett smart beslut eller inte. Att byta plats kommer att kräva en hel del saker som ska omplaneras och ombokas, vilket inkluderar flyg, lokal transport och hotellrum. Och eftersom vi nämnde flyg, annulleras nu också många av dem. Så var smart.

De flesta av evenemangskontrakten undertecknas några månader före evenemanget, och de flesta av dem inkluderar inte avbokningsavgifterna. Om du är en evenemangsplanerare är det nu den bästa tiden att släppa någon avbeställningsklausul från dina kontrakt. Att avbryta en plats är bara början, då måste du välja den nya platsen och flytta snabbt. Det är avgörande för evenemangsarrangörer att välja en plats med en minimal risk för COVID-19. Lokalkraven har förändrats lite, de bör ge dig all nödvändig utrustning, isolerade rum etc.

Vad sägs om enorma evenemang i Asien?

Sedan COVID-19-viruset spridits i Kina i december har amerikanska flygbolag avbrutit tjänster till enorma delar av Kina och Hong Kong, vilket resulterat i att dussintals handelsutställningar och konferenser har avbrutits eller skjutits upp (tillsammans med evenemangsarrangörer som naturligtvis vidtar försiktighetsåtgärder). Företag har dragit sina chefer från att delta i konferenser över hela världen, särskilt Kina. Marine Money Shanghai, en konferens för sjöfartsfinansiärer, planerades för 3 och 4 mars och skjutades upp på grund av viruset och oro från deltagarna. Det kinesiska Grand Prix som kommer att äga rum från 17 till 19 april har skjutits upp för att förhindra att sjukdomen sprids, enligt evenemangets webbplats. Avbokningen markerar en vändpunkt för företag som fruktar möjligheten att utsätta sina arbetare för det dödliga nya viruset som dödat mer än 2 100 i Kina under de senaste sju veckorna. Shanghai Fashion Week, som var planerad till 26 mars till 2 april och har mer än 1 200 modemärken, skjutades också upp förra veckan. Food & Hotel Asia - Hotel Restaurant and Cafe expo (FHA-HoReCa), i Singapore har flyttats från mars till juli. Expos systerevenemang, FHA-Food & Beverage, planerades i slutet av mars i Singapore. Arrangörerna planerade att erbjuda masker och handreningsmedel på plats till deltagarna men de skjutit till slut den 14 februari. Sjukdomen kan till och med störa öppningen av de olympiska spelen i Tokyo i juli. Arrangörerna hade tidigare sagt att 2020-spelen skulle gå vidare som planerat, men den här veckan föreslog en medlem av Internationella olympiska kommittén att spelen skulle kunna avbrytas om sjukdomen inte ingår i slutet av maj. Fotbollsspel över hela världen påverkas också. Modeveckorna i Peking och Shanghai skjuts upp. Samtidigt har många kinesiska modemärken dragit sig ur modeveckorna i Paris och Milano. Den buddhistiska andliga ledaren meddelade att han skulle skjuta upp en ordineringsceremoni för nya munkar och avbryta alla sina offentliga uppgifter tills vidare.

Och resten av världen?

Det är öppningsloppet för säsongen Formel 1 och tre andra lopp - i Australien, Bahrain och Vietnam kan skjutas upp. Borgmästaren i Nice, södra Frankrike, avbröt den sista dagen av karnevalet på grund av korta virus. Samtidigt, i Venedig, var den årliga Carnival-firandet avkortad med två dagar, eftersom coronavirus dök upp i Italien från förra helgen. Milanos Salone del Mobile, världens största möbelmässa, skulle äga rum mellan 21 och 26 april. Arrangörerna meddelade att det har skjutits upp till juni. Förra veckan annullerade Facebook sitt årliga globala marknadsföringstoppmöte planerat den 9 till 12 mars i San Francisco. Eventet hade 4 000 bekräftade deltagare. Facebook drog också fram spelutvecklingskonferensen i San Francisco. Irish Rugby Football Union, skjutit upp två Six Nations rugby-matcher mellan Irland och Italien som skulle äga rum i Dublin mellan 6 och 8 mars. Den brittiska rapparen Stormzy skjutit upp konserter i Japan, Kina och Sydkorea som en del av hans världsturné.

Arrangörer av Mobile World Congress, världens största mässa för mobiltelefonindustrin, drog ut kontakten på showen mindre än två veckor innan den skulle starta i Barcelona, ​​Spanien. МWC drar vanligtvis 100 000 besökare från hela världen. Den fyra dagar långa konferensen skulle innehålla nyckelhögtalare från AT&T, Airbus, Google och andra branscher. LG Electronics, Amazon, Ericsson, Cisco, Facebook, AT&T, Sony, Nvidia och andra företag drog sig ur MWC före avbokningen. Amazon avbröt sitt deltagande på MWC på grund av oro över viruset, Ericsson hade liknande rädsla.

Vad bör eventproffs överväga att göra?

  • Övervaka förändringar i rekommendationer om evenemang och resor och följ vägledning från hälso- och myndighetskontor.
  • Förbered dig för att deltagarna ska ha oro och ge dem resurser
  • Dela rekommendationer om hur du håller dig frisk
  • Förvänta reseförseningar för flygplatsvisningar och avbokningar för flyg / registrering
  • Ge alternativ för virtuellt deltagande.
  • Förbered en kommunikationsplan för att hålla deltagare och partners informerade i händelse av en händelseavbokning.
  • Ge utbildning i protokoll om hälsa, säkerhet och kommunikation.
  • Kommunicera proaktivt alla ändringar i avbokningsreglerna
  • Rådgör med juridisk rådgivare om ditt ansvar och påverkan på händelseförsäkring, kontrakt och återbetalningspolicy.

Evenemangsindustrirådet (EIC) höll ett webinarium den 7 februari, här är vad de rådde oss:

Behåll perspektiv. Inte hålls gisslan av rädsla i din beslutsprocess. Var försiktig med sensationalism. Det är klokt för evenemangsarrangörer att göra allt de kan för att minimera spridningen av bakterier, se till att handrensare är lätt tillgängliga och arbetar med platser för att öka sanitetsarbetet. Alla måste vara mer flitiga eftersom vi är i branschen för att förena många människor. Håll på med att fatta ett beslut. Om möjligt, vänta ytterligare 10 dagar eller två veckor innan du beslutar om att skjuta upp eller avbryta ditt evenemang. Detta är den riskabelaste tiden att fatta ett sådant beslut. Lita på lokala källor för fakta snarare än beroende på media. Var medveten om att detta är en snabbt föränderlig situation. Kommunicera med din publik. Om det finns någon fråga om ditt evenemang kommer att hållas, gör din webbplats till din "centrala förvar" för information. Underskatta inte avgiftsbelastningen men håll dig positiv.

Vad vi tror är rätt handlingssätt:

Branschen måste samlas och vara flexibel. "Vi måste hålla händerna som en bransch för att se till att vi alla klarar detta med minsta möjliga negativa effekt." som det sades på EIC webinar. Vi tror starkt på dessa ord. Vi måste träffas. Förbli alltid flexibel, nu mer än någonsin, och uppenbarligen - klipp av alla avbokningsavgifter.

Håll dig säker och få inte panik!

Kärlek,

Evedo

Skrivet av Milena Komitova

Resurser: CNBS, Eventscouncil, Quartz, GlobalSign