Några enkla tips för bättre online-möten (COVID-19-utgåvan)

Online-möten behöver inte vara värre än ansikte mot ansikte, och ibland kan de till och med bli bättre. Att använda några enkla designval kan göra en stor skillnad.

Deltagare i ett online-möte

En av implikationerna av COVID-19-viruset har varit att många händelser och möten personligen annulleras eller flyttas online. Förra veckan avbröt MIT-presidenten Rafael Reif alla evenemang på campus med mer än 150 personer (dessutom finns det begränsningar för vår resa för att delta på möten någon annanstans).

Vi vet ännu inte hur saker kommer att utvecklas under de kommande veckorna och månaderna, men det verkar troligt att online-möten och workshops kommer att bli en mycket vanligare del av våra dagliga liv (inte bara på MIT, men i andra universitet och skolor, och i många företag). Detta har också några potentiella fördelar, till exempel, många som tidigare varit uteslutna från händelser (av skäl inklusive funktionshinder, social ångest, oförmåga att vara borta från familjemedlemmar, etc. ...) kommer att kunna delta online. Den nuvarande krisen är också en möjlighet att skapa ett alternativ för virtuellt deltagande som norm snarare än undantag framöver.

Trots det faktum att vi tillbringar mycket tid i möten redan, går många av dem (speciellt online) inte så bra som de kunde gå. En del av orsaken är att några av strategierna som fungerar bra för möten på egen hand, inte översätter bra till onlinemöten.

Nedan följer några enkla utgångspunkter för att organisera och genomföra högkvalitativa online-möten. Dessa är baserade på vår forskning om deltagande online-evenemang. Den primära publiken för detta inlägg är Media Lab-gemenskapen, men vi försökte hålla det tillräckligt generellt för att vara användbart för andra.

(Det här inlägget handlar främst om mindre möten. Vi planerar att dela några tips för att köra stora deltagande online-evenemang i ett separat inlägg i framtiden).

Online-möten (2–25 deltagare)

De flesta Media Lab-möten faller inom intervallet 2–25 deltagare - projektmöten, gruppmöten och till och med några av MAS-seminarierna. Strukturen för dessa möten kan variera mycket och en projektpresentation följt av Q & A kommer att behöva en annan strategi än en öppen brainstorming session. Följande principer och riktlinjer är tänkta som utgångspunkt; de bör tillämpas på de flesta möten, men vi uppmuntrar dig att anpassa dem till dina specifika behov och användningsfall.

I. Utse en facilitator. I ett personligt möte är det lätt att hämta på fysiska signaler och ofta flyter konversationer naturligt utan en dedikerad facilitator. Det är mycket svårare att göra på nätet och tysta människor ofta deltar ännu mindre. Bra underlättande är en färdighet och underlättare måste komma ihåg att de spelar den rollen. till exempel involverar underlättare vanligtvis inte för djupt i innehållet i det som diskuteras. Vissa grupper, särskilt grupper som har hållit onlinemöten ett tag, kanske kan dela underlättningsrollen utan att utse en enda person. Men i allmänhet rekommenderar vi starkt att du har en facilitator som kan hålla ett öga på gruppdynamiken och vägleda konversationen.

II. Nyckeln till ett bra videosamtal är ljudet. Ingenting förbättrar kvaliteten på ett videomöte lika mycket som ett headset och bra ljudetikett. Se till att alla deltagare använder ett headset och uppmuntra deltagarna att stänga av sig själva när de inte talar. Om det är nödvändigt är detta ett av områdena där det är ok för underlättaren att få lite tungt om det behövs. Dåligt ljud från en eller två deltagare kan förstöra mötet för alla andra. Dessutom bör alla deltagare vara i ett lugnt utrymme när de ansluter.

III. Räck upp handen / använd en högtalarkö. Det kan låta som om vi är tillbaka på grundskolan, men det är fantastiskt hur bra konversationen flyter om alla deltagare "räcker upp handen" för att indikera att de vill chimma in. Vissa videokonferensverktyg har en särskild knapp för detta, men vi ofta bara använd chattfönstret och skriv "Hand" eller "q +" (ropa till W3C IRC-publiken). Det är facilitatorns jobb att se till att människor blir ombedda att tala i den ordning de lägger sig till kön.

IV. Stres inte om tekniken. De flesta videokonferensverktyg är bra. Om du redan använder ett verktyg som du vill, fortsätt bara använda det. Om du inte har något föredrag ännu rekommenderar vi Google Hangouts Meet eller Zoom. Hangouts Meet är konferensappen för Google-konton (som Media Lab-konton). Zoom är en fristående applikation. Båda erbjuder mobilappar för smartphones eller surfplattor (mycket bättre upplevelse än att försöka logga in på webbplatsen från en mobil enhet).

Vi rekommenderar vanligtvis Google Hangouts för grupper på upp till ~ 8 personer och Zoom för större grupper. Zoom har några extra hanteringsfunktioner som gör det lättare att underlätta större grupper.

a) Google Hangouts Meet (https://hangouts.google.com/) har ett webbgränssnitt, men det snabbaste sättet att använda det är via Google Kalender. När du skapar en kalenderhändelse väljer du helt enkelt "Lägg till konferenser" och händelsen kommer att innehålla en länk till en Google Hangout. För Google-konton som ingår i en Enterprise-utgåva (Media Lab-kontona är) genererar det också automatiskt ett uppringningsnummer för mötesdeltagare utan åtkomst till en dator. Så här:

Google Kalenderhändelse med Hangouts Meet information

Google meddelade nyligen att som svar på COVID-19 rullar de ut Hangout-premiumfunktioner till alla kunder från GSuite och GSuite for Education.

b) Zoom (https://zoom.us/meetings) erbjuder gratis konton, men du behöver ett Pro-konto (~ 15 USD / månad) för att vara värd för möten som är längre än 45 minuter. Även om det faktiskt låter ganska trevligt - vem som inte vill ha kortare möten - är det ofta inte genomförbart. I allmänhet rekommenderar vi att du registrerar dig för ett Pro-konto.

En snygg funktion i Zoom är möjligheten att ange en fast URL som alltid pekar på ditt Zoom-möte, t.ex. är det möjligt att skapa en URL för en forskargrupp som kan användas för alla gruppmöten. Deltagarna kan sedan bara bokmärka URL: n. Zooma också, låt dig konfigurera möten för att stänga av alla deltagare som standard (de kan sedan stänga av dem själva) - rekommenderas starkt!

V. Det är bra att dela anteckningar. Detta är ett av de områden där onlinemöten faktiskt kan ha en fördel jämfört med personliga möten. Det känns naturligt att hålla ett webbläsarfönster öppet för delade anteckningar. Vi rekommenderar Google Docs eller Etherpad som låter dig se redigeringar från hela gruppen i realtid. Bra underlättare håller ögonen på anteckningarna och tar med idéer från anteckningarna in i konversationen om det är lämpligt (vissa deltagare kanske föredrar att bidra på detta sätt). En varning: medan delade anteckningar är ett bra komplement till ett online-möte, kom ihåg att deltagare som ringer in (eller använder små mobila enheter) kanske inte kan se anteckningarna.

VII. De små men viktiga detaljerna. Det finns ett antal saker som kan göra en stor skillnad; de är värda att uppmärksamma särskilt om du deltar i möten regelbundet. Att göra dessa små förändringar kommer att betala sig.

  • Använd en fast internetanslutning om det är möjligt (inte WiFi eller cell).
  • Stäng flikar eller program som du inte behöver under samtalet; detta kan förbättra videoprestanda avsevärt, särskilt på äldre datorer.
  • Sitta inte framför ett ljust fönster med kameran vänd mot dig (helst är alla ljuskällor placerade bakom kameran).

VIII. Ställ in förväntningar. Online-möten är inte sämre än personligen, och de kan till och med bli bättre på många sätt, men de är definitivt olika. Att ställa förväntningar - att ha en konversation med gruppen om hur du vill driva mötena - och komma överens om några tydliga riktlinjer i början av mötet kan förbättra upplevelsen för alla.

Det här är bara några utgångspunkter. Lägg gärna till andra idéer eller förslag i kommentarerna nedan. Vi kommer att hålla ett öga på diskussionen och fortsätta att uppdatera dokumentet.

Om Media Lab Learning Initiative Media Lab Learning Initiative utvecklar kreativa inlärningsupplevelser för Media Lab-samhället och kollaboratörer. Som en del av vårt arbete utvecklar vi nya format och verktyg för online-evenemang.

För mer information, kontakta learning@media.mit.edu.

Det här inlägget visades ursprungligen på webbplatsen MIT Media Lab, där du också kan hitta en version som kan redigeras i gemenskapen.