En 5-stegs Coronavirus Survival checklista för små företag

Foto av Dimitri Karastelev på Unsplash

Nu förstår alla hur allvarlig COVID-19-situationen är, och det finns en bred insikt om att påverkan för företag kommer att vara allvarlig och långvarig. Samtidigt är många mindre företag fortfarande i ett reaktivt läge och svarar på händelser som redan har hänt och är osäkra på hur de kommer att hantera vad som händer härnäst.

För att överleva denna kris kommer ditt företag att behöva förutse kommande evenemang och komma ut framför dem. Om du inte är där ännu, må du inte känna dig dålig - under den senaste veckan har ett par av mina kunder konsulterat mig om deras Coronavirus-svar, och alla är fortfarande i ett reaktivt läge som du.

Mina kunder, som de flesta företag, har en allmän uppfattning om vad de behöver göra, men de har varit oklara om hur de ska prioritera och genomföra. Denna 5-stegs checklista kan hjälpa dig att klargöra prioriteringarna och skapa ditt företag för att hålla sig före händelserna i stället för att bli överväldigad av dem.

1. Skydda människor

Att vidta åtgärder för att skydda dina anställda och kunder är den första prioriteringen som du behöver ta itu med, eftersom människor är viktigare än något företag. Dessutom, om du gör fel - om din kund eller anställd blir allvarligt sjuk och du inte har en plan för det - kommer det att överskugga allt annat som händer i din verksamhet.

Så, först bör du se till att du har gjort arbetet så säkert som möjligt för ditt team. Många företag har redan genomfört uppenbara steg som att uppmuntra fjärrarbetet. Några fler möjligheter för dig att tänka på: Byta ut resor och personliga möten med fjärransamtal; intensifierad rengöring / sanering av arbetsplatser; flexibilitet för personal som behöver organisera alternativa barn- eller äldreomsorgsarrangemang; ger bättre bärbara datorer eller hörlurar för att möjliggöra mer produktivt arbete hemma.

Sedan, om ditt företag involverar någon form av fysisk interaktion med kunden, se till att maximera deras säkerhet också - till exempel, öka städningen av försäljningsområdet; tillhandahålla handrensare vid servicebänkar; minska personlig kontakt. Om ditt företag involverar människor som antingen samlas eller reser, är det tyvärr nästan säkert att du kommer att behöva avbryta verksamheten ett tag. Detta kommer att vara smärtsamt, men återigen är det mycket bättre än alternativet att äventyra din personal eller klienter. Du kan starta om ett företag, men inte ett liv.

Genomförande av dessa nödskydd minskar risken för dina anställda och kunder, men du kan inte eliminera risken helt, så du måste också planera för det värsta. Fråga "vad ska jag göra om en anställd / kund får detta virus" och formulera ditt svar nu; vänta inte tills det har hänt. Kontrollera försäkringar för att se vad som täcks. Bestäm var människor ska gå för att testa om de uppvisar symtom och hur de ska ta sig dit. Planera att täcka långtidsfrånvaron för anställda. Organisera poster som att möta kalendrar så att om någon diagnostiseras med COVID-19 kan du lätt identifiera andra som kan ha blivit utsatta. Skapa en grundlig skriftlig plan eller checklista som du kan aktivera om / vid behov.

2. Få ut ditt meddelande

När du har gjort de grundläggande säkerhetsåtgärderna, ta kontroll över berättelsen runt ditt företag. Lämna inte människor som undrar var saker står i ditt företag och låt dem inte fråga dig, eftersom alla har tillräckligt med andra saker att oroa sig för just nu. Lägg istället tydliga uppdateringar på ditt företags webbplats och sociala medier och nå direkt till de personer som är mest drabbade.

För anställda, skapa ett internt nav med all den information de behöver: försäkringsinformation, fjärrarbetet, täckningsplaner och så vidare - låt dem inte jaga genom spridda eller motstridiga källor. Håll dem informerade om vad verksamheten gör och hur dessa steg hjälper företaget att överleva. Slutligen, gör det enkelt för dem att ställa frågor och få svar - skapa ett delat dokument, en chatt, en hotline, en öppen dörrpolicy eller vad som helst som passar din arbetsplats.

För kunder och allmänheten, berätta för dem vad ditt företag gör som svar på COVID-19 - oavsett om du ändrar dina öppettider, dina produkter, stänger dina dörrar ett tag, eller till och med bara gör affärer som vanligt . Lägg till ett datumstemplerat meddelande till hemsidan på din webbplats och uppdatera det ofta. Lägg ut på dina sociala medier och "fäst" den eller skriv om ofta så att ditt krismeddelande förblir framträdande. Om du har supportpersonal eller receptionister, ge dem ett skript att följa. Berätta för människor hur deras erfarenhet av ditt företag kommer att förändras på grund av viruset. lämna dem inte gissa eller förvirrade. Och om du behöver avbryta befintliga transaktioner (t.ex. restaurangreservation, gruppturer, teaterbiljetter) försök att kontakta varje berörd kund individuellt och berätta klart för dem vad som kommer att hända nästa, oavsett om det är återbetalning, kredit, uppskjutning till ett senare datum , etc.

3. Spara kontanter

När du har vidtagit åtgärder för att skydda och kommunicera är din nästa prioritet kontanter, syret i ditt företag. Ta kontakt med din ekonomichef eller din revisor, bestäm ditt finansiella scenario i värsta fall - till exempel nollförsäljning eller två månader och årlig försäljning minskat med 50% från förra året - och identifiera sedan de förändringar du skulle behöva göra under det scenariot i för att överleva.

Börja med att minska eller skjuta upp utgifterna för resor / gästfrihet, övertid, externa konsulter och proffs, utbildning, nyanställningar, SaaS-prenumerationer och IT-projekt. Därefter är dina återstående alternativ mer osmakliga och kan inkludera personalnedskärningar, ökad upplåning, försäljning av tillgångar, uppskjutande investeringar och skada ägar / partner kompensation.

Utmana dig själv eller dina avdelningschefer att uppnå målnivån för kostnadsminskningsplaner och prioritera i vilken ordning dessa nedskärningar ska göras. I denna kris kommer de flesta företag att uppleva en minskning av inkommande kassaflöde, och du måste minska dina utflöden i enlighet därmed. Dagen för att planera dessa minskningar var igår, och tiden att börja genomföra dessa planer är idag. Vänta inte med att få ett kontoutdrag i slutet av månaden innan du börjar tänka på kontanter.

Uppdatering 14 mars: GK för medelanvändare har publicerat en detaljerad lista med tips för kontanthantering här, som du också kan hitta användbar.

4. Rida ut stormen

Om du har planer för att skydda ditt team och dina kunder; om du aktivt genomför en tydlig kommunikationsplan; och om du har vidtagit åtgärder för att upprätthålla din "syretillförsel" av kontanter, så gratulerar du - du är mer beredd än många små företag, och du är i stånd att gå före evenemang snarare än att bli övertagen av dem.

Ditt fokus nu måste vara på information och körning. Håll dig informerad inte bara om själva pandemin utan också om din personal moral, de frågor som dina kunder ställer, leverantörernas livskraft, tillståndet i den större ekonomin - kort sagt alla variabler som kan påverka ditt företag . Och håll alltid en hand på körröret för utförandet, redo att göra justeringar efter behov. Ingen kan förutsäga hur denna pandemi kommer att spela, och några av dina mest säkra gissningar och förutsägelser kommer säkert att visa sig fel. Men om du håller dig informerad och fortsätter att genomföra planerna som du gjorde i de tidigare stegen, bör du kunna hålla jämna steg med händelserna och undvika att glida tillbaka till ett överväldigt, reaktivt läge.

5. Se till framtiden

Slutligen, om du är i stånd att rida ut stormen, kan du se till framtiden. Många företag kommer inte att överleva denna kris, många andra kommer att halta i ett försvagat tillstånd i flera år därefter, och vissa kommer att frodas. Här är några sätt på vilka du kan sikta mot den senare kategorin och gå vidare framför dina konkurrenter:

  • Fyndjakt: Vissa företag kommer att vara i allvarliga problem och kommer att erbjuda att sälja tillgångar (eller hela företaget) till olyckliga priser. Självklart, förbehåll för tömning, och bara för att något är till salu till ett lågt pris betyder inte att det är en bra affär. Som sagt, om ditt företag har en starkare ekonomisk ställning kan det finnas möjligheter för dig att förvärva tillgångar till attraktiva villkor.
  • Successionsplanering: Tyvärr är det säkert att vissa mindre och familjedrivna företag kommer att förlora sina ledare till COVID-19. Även om ditt eget företag inte påverkas på detta sätt, borde det fungera som en väckarklocka om vikten av att ha en successionsplan. Att förlora någon är tragiskt nog; men om företaget de byggde sedan rivs isär av feuding arvingar eller chefer, ger det bara ytterligare sorg.
  • Lärdomar: Ingen av oss har verkligen mött en utmaning som denna tidigare - varken finanskrisen, Ebola, SARS, 9/11, eller någon annan händelse i minnen för människor i arbetsåldern har påverkat så många liv och företag så starkt i så kort tid. När du leder ditt företag genom det kommer du säkert att göra många fel och felbedömningar längs vägen, över alla aspekter av verksamheten: finans, verksamhet, folkhantering, försäkring, teknik, strategi. När dammet rensas och du har lite tid att reflektera, se till att dra nytta av denna unika inlärningsmöjlighet och ta bort lektioner som hjälper dig att väder fram till nästa kris ännu mer framgångsrikt.

Har du ytterligare råd för småföretag som hanterar COVID-19-krisen, eller en fråga om hur du ska hantera en situation i ditt eget företag? Låt mig veta i kommentarerna.