5 enkla tips för effektiv kommunikation under COVID-19

COVID-19-viruset påverkar oss alla. Effekterna av det har dominerat nyheten de senaste veckorna. Under dessa osäkra tider söker människor efter en pålitlig informationskälla.

Enligt Edelman Trust Barometer 2020 (en av de ledande kommunikationsbyråerna i världen) oroar 74% av folket att det finns mycket falska nyheter och falsk information som sprids om COVID-19-viruset. Och nästan hälften av dem (45%) indikerar att det har varit svårt för dem att hitta pålitlig och pålitlig information om viruset och dess effekter.

”45% av de anställda indikerar att det är svårt att hitta pålitlig och pålitlig information” –Edelman Trust Barometer 2020

Det säger sig självt att i tider som dessa tittar människor över hela världen på sitt ledarskap för både information och vägledning. Människor betraktar sina arbetsgivare som en pålitlig informationskälla, så vi måste (över) kommunicera med våra team och teammedlemmar.

källa: https://www.edelman.com/research/edelman-trust-covid-19-demonstrates-essential-role-of-private-sector

Det handlar (som alltid) om att tillhandahålla rätt information, vid rätt tidpunkt, för rätt personer och att upprepa och återupprätta, särskilt i krisetider. Det är upp till ledarskapet att inte bara se till att dina medarbetare är välinformerade, utan att motivera dem och ge dem förutseende att vi kommer att bli starkare av detta som ett företag och att vi kan upprätthålla verksamheten, återställa folkhälsan och kom ut på toppen till slut.

Under de senaste veckorna har vi sett kunder över hela världen utnyttja Spencer, vår anställdas kommunikationsplattform, som ett sätt att kommunicera med sina anställda - över vertikaler, branscher och kulturer.

Baserat på mängden publikationer som gjorts på Spencer-plattformen

Statistiken bekräftar ovan nämnda forskning: anställda betraktar sin arbetsgivares röst, vägledning och instruktioner som en kritisk resurs i krisstider.

Vi har analyserat både det publicerade innehållet och anställdas svar över hela vår kundbas och identifierat en rad bästa metoder.

1. Var proaktiv, agera snabbt

När det är möjligt är våra kunder proaktiva i de åtgärder som vidtagits. Från att stimulera att arbeta på avstånd, till sanitära åtgärder och hygienåtgärder - adresserade de ofta innan regeringen begärde dem.

Sedan de officiella riktlinjerna skärpts eller genomfördes ytterligare, agerade de alla mycket snabbt (inom några minuter eller timmar) för att återge ut dessa statliga riktlinjer internt och binda dem tillbaka till redan tillämpliga eller nyligen utfärdade interna åtgärder.

Referensriktlinjer, checklistor, dokument och videor.

Medarbetarnas upptagande av dessa meddelanden var det högsta - att parafrasera de officiella riktlinjerna i organisationsåtgärder, inom timmar efter de officiella uttalandena, är en kritisk aspekt för att skapa en pålitlig kriskommunikation.

2. Kontekstualisera din vägledning

De flesta av våra kunder anpassade också sina uppföljningsmeddelanden. De upprepar den specifika inverkan, begäran eller åtgärder för specifika målgrupper: oavsett om resekonsulter, personal på butiksplanet, sanitetsarbetare eller vårdgivare i äldrehem eller vårdinstitutioner, etc.

Ju mer specifik du kan vägleda respektive publik, desto närmare kan du skräddarsy rådgivningen till deras sammanhang, desto mer inverkan är meddelandet.

Och det är kombinationen av det allmänna meddelandet, som verkställs på nytt med ”vad vi förväntar oss av er” som har den ultimata effekten.

Om du saknar dylika personaliseringskapaciteter.

Det är en självklarhet att det första elementet i att anpassa meddelandet är att adressera anställda på deras modersmål. Tonen, nyanserna och ordvalet är nyckeln till att hantera en mycket emotionell och osäker situation.

3. Var konsekvent och upprepa

Konsekvens är nyckeln, upprepa vad som redan har gjorts, betona vad som finns kvar och prata sedan om det som är nytt. Dina anställda letar efter tillförlitlighet, återförsäkring och det kräver stabilitet i ditt budskap och ton.

Vi har till och med sett kunder som indikerar i förväg, när en ny uppdatering skulle förväntas - för att visa att organisationen är ovanpå situationen och kommer att sprida sin vägledning inom kort. Andra valde konsekvent en tid på dagen för att upprepa och uppdatera om situationen.

4. Maximera din räckvidd och påverkan

Uppenbarligen har många av våra kunder valt en anställdskommunikationsplattform som Spencer, för att se till att de kan nå sin decentraliserade personal, deras fjärrarbetare - både blå och vita krage - när och när det behövs.

Om det inte är din inställning, grepp alla medel för att få ditt meddelande, oavsett om det är textmeddelanden, e-postmeddelanden, digital skyltning, whiteboard, ... Och även om du har en kanal för att nå alla anställda, kan de andra kanalerna användas att uppmärksamma eller driva trafik. Se till att ditt innehåll är uppdaterat på en plats och utnyttja alla beröringspunkter du har för att få dina anställda dit.

5. Var specifik och till sak

Slutligen har vi sett den största effekten med specifika och skarpa meddelanden. Bulletlistor och visuella illustrationer kan göra långt i att ge tydlighet och hålla den kort och tydlig. Meddelanden på vår plattform var ofta korta och kortfattade i "nyheter", och hade mer djup under för att sammanfatta vad som redan har gjorts, för att ompröva åtgärder som vidtagits eller klargöra de nya åtgärderna och riktlinjerna ytterligare.

Använd en intern kommunikationsplattform

I många branscher arbetar nu anställda hemifrån och det finns ett tydligt upptag i samarbetsverktyg och peer-to-peer meddelandelösningar. Det här är utmärkta kanaler för att underlätta vårt telearbete.

Organisationskommunikationen, de åtgärder som vidtagits, ledningens vägledning, ... bör dock ha sin dedikerade kanal. Du vill inte att "det viktiga" blandas med "det brådskande och kanske mindre viktiga eller till och med icke-viktiga". En dedikerad kanal, utan brus eller distraktion, för att nå alla anställda i tid och relevant sätt är av största vikt.

Och om dina anställda kämpar mot viruset eller försörjer mat eller droger; stödja dem, omfamna dem, vägleda dem, coach dem.

Tillsammans kan vi uppnå fantastiska saker!