15 tips för att arbeta hemifrån under Coronavirus

Att underhålla och bygga produktivitet och kultur i en helt avlägsen miljö kräver extra tanke och målmedvetna åtgärder. Kvartetten arbetar på distans varje dag, med mer än hälften av våra nästan 300 anställda som arbetar på distans över hela landet. Vi bad våra avlägsna anställda dela sina favoritvägar för att hålla kontakten, motiverade och effektiva - som både chefer och anställda - i denna spridda miljö:

Som anställd:

  1. Kommunicera tydligt hemma: Oavsett om det gäller rumskamrater eller en make, berätta för dem vad dina arbetsbehov är. Avsätt brytningstider. Var inte rädd för att säga "Jag måste arbeta under (mängd tid) ostörd" och / eller "när mina hörlurar är på, betyder det att jag verkligen inte kan stoppa det jag gör."
  2. Överkommunikera med kollegor och chefer: Det är svårt att överföra ton genom e-postmeddelanden och textmeddelanden. Läs saker två gånger, använd skiljetecken och huvudstäder noggrant, kast in en emoji eller Gif för att lysa tonen när det är lämpligt. Ge så mycket öppenhet som möjligt. Överkommunikera tidsramar för leveranser så att människor vet vad de kan förvänta sig av dig och när.
  3. Försök att inte arbeta där du kopplar av om du kan hjälpa det: Skapa en separat arbetsyta, även om det är ena sidan av ditt köksbord eller hörnet av ett rum där du kan ha en ren och professionell bakgrund bakom dig, ha lite integritet ( om du kan få det) och vet att när du slutar din dag, lämnar du det utrymmet och går tillbaka till att känna att du är hemma.
  4. Stig upp och rör dig: Stå upp en gång i timmen, stäng av kameran och gå runt i ditt hus när du är på samtal, gå ut på en middagstopp, ta en paus för att ta ut din hund och lek! Ställ in påminnelser eftersom det är lätt att förlora tiden.
  5. Gör din miljö trevlig: Var kreativ. Använd en uppvärmd filt för att spara uppvärmningskostnader istället för att värma ditt hus hela dagen! Håll fönstren öppna för att få frisk luft när det är trevligt ute. Använd en rumspridare med en doft du älskar. Ställ in en favoritspelningslista så att du är fokuserad och motiverad.
  6. Om du har barn hemma, överväg ett alternativt arbetsschema: Om du kan, arbeta med din chef för att skapa alternativa sätt att få ditt arbete så länge du fortfarande kan uppfylla förväntningarna. Skift till exempel ditt schema tidigare eller senare med några timmar för att tillgodose barnomsorgens behov, lägg till pauser för barnomsorgsstunder hela dagen eller arbeta färre dagar med längre timmar i fler lediga dagar.
  7. Kostnad för fjärrbidrag: Vissa företag erbjuder fjärrbidrag, återbetalningar eller ersättningar. Se till att hålla dig uppe och skicka in dem varje vecka eller månad så att de inte blir administrativt betungande och du inte missar pengar!
  8. Respektera din tid: Blockera pauser i din kalender och logga ut när du normalt skulle avsluta dagen.
  9. Klä dig på morgonen: Försök att upprätthålla rutiner som att klä dig på morgonen. Det är lätt att dra in e-postmeddelanden och samtal så snart du vaknar. Det är fortfarande viktigt att ställa in ett larm på morgonen som gör att du kan äta morgonkaffe och göra dig redo för jobbet, även om ingen vet om du är i PJ eller inte!
  10. Var vänlig mot dig själv: Att arbeta hemifrån kan vara en anpassning. Ta en dag i taget och lära dig på vägen. Var tacksam för de små saker som går bra och förlåtande när oväntade eller ofullkomliga saker oundvikligen händer.

Som företag:

  1. Förstärka röster i möten: Det är svårt för människor att få ett ord när alla är virtuella. Tilldela en person att titta på frågor och chattar som kan läsas högt, skapa pauser där människor kan ha ett ögonblick att ta sig av sig ljud och prata och använda video för att se människor “ansikte mot ansikte” när det är möjligt.
  2. Förstå att arbeta hemifrån och vara hemma inte är detsamma: Anställda som arbetar hemifrån behöver fortfarande pauser, mat, start- och sluttider och en förståelse att om de inte mår bra, borde de gå bort och vila
  3. . Ge kalenderöppenhet: När du inte bara kan gå upp till varandra eller se om någon är vid sitt skrivbord, hjälper det att kunna se varandras kalendrar. Standardkalendrar för att vara synliga för resten av företaget och bara göra de privata som kräver det. Detta ger människor en uppfattning om vad de kan förvänta sig när det gäller svarstid för e-post och annan kommunikation så att folk vet att de skriver till någon som är upptagen hela dagen eller kanske kan nås inom nästa timme.
  4. Täck utgifter relaterade till att arbeta på distans: Det är viktigt att se till att anställda som arbetar på distans har de verktyg som behövs för att göra sitt bästa arbete. Det innebär att täcka utgifter för att möjliggöra deras framgång och ge extra ersättningar för semester och speciella evenemang. Avlägsna anställda får inte fördelen av lyckliga timmar efter jobbet, att ta lunch tillsammans i köket eller delta i spelkvällar, så vi hittar andra sätt att säkerställa att alla hittar balans och firar vinster.
  5. Skapa möjligheter för virtuella sociala kontakter: Slack tillåter fjärranslutna medarbetare att chatta regelbundet för att skapa en känsla du får när du stöter på kollegor i hallen eller köket på ett kontor. Vi använder frågor för att få människor att prata och lägga upp bilder - dela vad du gjorde i helgen till exempel - och det skapar möjligheter för människor att ansluta sig på en mer personlig nivå. Vi använder också en munk för att slumpmässigt para anställda till korta 1: 1 videochattar varje vecka och skapade anställda resursgrupper där anställda som identifierar på liknande sätt kan ansluta regelbundet, hitta mentorskap och ta med sig hela autentiska jag till kontoret.

Ingrid Kessler är Chief People Strategic Officer på kvartetten. Ingrid kommer till kvartetten med över 20 års erfarenhet av ”människor” världen. Senast var Ingrid chef för People på Dataminr, världens ledande AI-informationsupptäckningsföretag, och Chief Human Resources Officer på Lab49, ett globalt fintech-konsultföretag. I dessa roller tilllade hon högpresterande olika talanger genom snabba tillväxtfaser, samtidigt som hon skapade och underhåller högt engagerade kulturer i skala.

Ingrid brinner för att stärka begåvade individer att lyckas, skapa inkluderande, motiverade kulturer och uppnå strategiska affärsresultat i uppdragsdrivna miljöer.