11 saker COVID-19 lärde oss om den decentraliserade arbetsplatsen

Vi visste att vi förberedde oss. Vi insåg bara inte hur snabbt beredskapen skulle bli verklighet. Denna vecka, från 9 mars till och med den 13: e, skulle bli en "testkörning." Vi skulle få alla på Agoric att arbeta hemifrån för att vi alla skulle kunna pröva olika strategier. Vid lunch på måndag insåg vi att detta inte var ett test. Vi skulle alla arbeta hemifrån under överskådlig framtid. Vi hade velat åstadkomma en avlägsen miljö och testa för vilka viktiga förändringar som behövde göras för att vi skulle ha en möjlighet att vara medvetna om dem och testa dem innan vi går in i vad du kan kalla "katastrofläge." Mark S. Miller, vår medgrundare och chefsforskare, fick oss tidigt att tänka på hur exponentialer fungerar och hjälpte oss att tänka på vart allt detta kunde gå.

Det planerades av ledningsteamet, som leds av vår VD, Dean Tribble, för att övergå smidigt till alla som arbetar hemifrån. Förra fredagen under all-hands-mötet presenterade Dean planen för hela teamet för att se till att vi hade täckt baserna och skulle fortsätta att samarbeta väl, implementera programvara och göra våra milstolpar. Vi visste alla att vi behövde bidra och arbeta proaktivt för att göra detta arbete.

Då blev det riktigt. Eftersom vår första vecka med ett fullständigt fjärranslutningsarbete pågår är det 11 saker som vi har lärt oss vara viktiga:

1. Vi förberedde oss tidigt

De senaste veckorna, när nyheten om COVID-19 eskalerade, hade vi börjat diskutera försiktighetsåtgärder vi skulle vidta vid Agoric om viruset drabbade USA. Vi har ett litet kontor i staden Belmont (befolkning ungefär 27 000) söder om San Francisco i San Mateo County. Det finns ungefär åtta av oss här (plus frekventa besökare - vi är otroliga), och ytterligare ett halvt dussin Agoric-teammedlemmar arbetar redan på distans runt Nordamerika och en i Europa. "Kontinuitet" var nyckelordet som vi planerade, det vi anser bygga på framgång. Vilka nya verktyg skulle vi behöva för att underhålla saker vi vanligtvis gör tillsammans? Vilka rutinverktyg skulle testas i vår nya verklighet? Vad skulle gå förlorat när vi inte längre alla ätit lunch tillsammans, som vi gör varje veckodag, och hur kan vi hantera det och alla andra uppfattade brister.

2. Att se människors ansikten

Vi befinner oss nu spendera mycket tid på videokonferenser. Vi håller video på under samtal. Ingen tänker, "Jag kan lämna videon, eftersom jag redan vet hur allas ansikte ser ut." Det finns visuella signaler i varandras ansikten, och det finns också komfort. Och några av oss är kända för att de främst pratar med våra händer (jag kommer inte att namnge namn). Vi använder Zoom för närvarande. Zoom har varit bra för traditionella konferenser, men vi tittar på andra verktyg för att göra improviserade videosamlingar för designkonversationer, kodrecensioner, whiteboarding, vad har du.

3. Att höra varandra är tydligt viktigt

Vi rekommenderar starkt ett duplexljudgränssnitt för alla samtal och konferenser. Vi har kommit att bero på Jabra 510. (Hörlurar som AirPods, liksom vissa hörlurar, fungerar också.) Det är en liten, robust Bluetooth-högtalare som du kan ansluta till din bärbara dator. Med full duplex betyder det att du kan lyssna och prata samtidigt, vilka bärbara datorer generellt inte klarar sig bra. Den uppdelade sekunden när din dator klipper på det inkommande ljudet så att du kan prata, och vice versa, gör det avslappnade fram och tillbaka av "avbrott" i konversationen frustrerande och svårt snarare än användbart. Detta är ett hårdvaruproblem, ett som innebär ekoavbrott, och det förbättrar kommunikationen avsevärt. Den lilla investeringen för att fixa det är värt kostnaden.

4. Chatten ska vara säker

Vi använder Keybase för chatt. Keybase är vår "avbrytande kanal", hur du får någons uppmärksamhet som du en gång kunde ha gått vid skrivbordet eller vinkat över rummet. Naturligtvis är det mer än så. Det är utmärkt för små-grupper och ad-hoc små grupper, och också för märkta ämnen och kommunikation med alla händer, som Slack. Och som Slack låter det dig bläddra tillbaka och se vad du missade. Det vi gillar mest med Keybase är att det är krypterad från slutet till slutet, så det är utformat för att förhindra avlyssning. (Det är också knutet till blockchain community, vilket är viktigt för oss eftersom det är världen som våra smarta kontrakt fungerar i.)

5. Lunch är mer än näringsrik

Vi gillar att skämta att marknadsekonomier drivs av gratis lunch här på Agoric. Mer tydligt är våra dagliga gemensamma luncher en viktig del av vårt arbetsliv. Under burritos, kinesiska leveranser och peruanska rätter, vi pratar om matematik, science fiction, ekonomi och våra planer för framtiden, bland en ständigt skiftande meny med ämnen. Kanske det enskilt största negativet att arbeta på distans kommer att sakna dessa luncher. Så vi aktiverar alla Zoom vid lunchen och gör vårt bästa för att få konversationen att flyta. (Detta är naturligtvis valfritt, men de flesta gör alla.) Hittills fungerar det.

6. Håll i lager

Sedan vi började tänka på försiktighetsåtgärder tidigt hade vi inte svårt att få tillgång till leveranser via Costco och Amazon, och tack vare bidrag från teammedlemmar. Efter att COVID-19-bekymmer har upphört kommer vi att tänka framåt mer långsiktigt över vad vi behöver ha på hand. Detta är jordbävningens land. (Vi förberedde oss för att torkas ner och fick luftfilter med trevligt brus. Naturligtvis arbetar vi på distans nu, men de är redo för oss när vi är tillbaka på kontoret tillsammans.)

7. Resor är inte värt det

Så tidigt som möten i TC-39 (JavaScript-kommittén) i januari stöttade vi anställda att göra sina egna val för att inte resa för arbete. Anställda som senare återvänder från Indonesien, Phoenix och London i egen karantän. Ursprungligen krävde vi "endast kritiska resor." Sedan dess har vi avbokat alla anställdas affärsresor. I de flesta fall har naturligtvis de konferenser som de deltog redan avbrutits.

8. Den moderna arbetsplatsen är byggd för decentraliserat samarbete

Faktum är att mycket av den verktygssats vi är beroende av är förutbestämd för situationer som den där vi har befunnit oss i. Vi har redan övergått till decentraliserade verktyg för att vara mer öppna för det yttre utvecklingssamhället. Agoric är en öppen källkodsplattform, så det har varit viktigt för oss att få vår diskussion i offentliga Keybase-grupper, om GitHub-frågor osv. Hittills har vårt fjärrarbete förstärkt fördelarna med det vi redan använde.

9. Kolla in ofta och kort

Den största förändringen som vi har gjort i hur vi arbetar - inte de verktyg vi använder, men hur vi använder dem - har varit att lägga till en daglig 15-minuters teknisk synkronisering för vår kommande version av alpha-programvara: Vad arbetar du med, och vad du behöver hjälp med? Med ofta chattanvändning kommunicerades det du gjorde igår redan. Detta är en snabb omgång och den moderna motsvarigheten till ett stand-up-möte, och det hjälper mycket.

10. Onboarding i molnet är unikt

Vi har just anlitat en ingenjör och en teknisk författare eftersom allt detta på gång, och vi letar efter support inom produkthantering och marknadsföring, bland andra områden. De två nyanställda arbetar redan på distans. Vi måste tänka på hur man får de planerade lokala anställda in i den kultur vi är stolta över, en kultur som vi tror är en av försäljningsställena för att arbeta på Agoric i första hand.

11. Bästa metoder kallas det av en anledning

På ett sätt som vi talade förberedde vi oss redan på en situation som COVID-19 innan vi började förbereda oss. Vi var redan vana att hålla varandra uppdaterade om vad som händer i våra kollektiva ansträngningar. Vi är ett litet team och vi är en platt organisation. Att skapa den här typen av kommunikation och samarbete i farten skulle ha varit en utmaning, men vi hade det redan. För närvarande har vi erkänt att det dagliga livet är annorlunda. Vi vet bara inte hur mycket det har ändrats än.

Blickar framåt

På Agoric är vår kultur kommunikation och tankeväckande diskussioner, och teamet uppskattar verkligen att arbeta med varandra för att stödja den kulturen. Vi gör vårt bästa för att upprätthålla den kulturen nu när vi alla arbetar på olika adresser. Vi måste se vad som händer härnäst, men vi vet att vi hade fördelen med framsyn och förberedelser, och vi är tacksamma för det. Om något fungerar bra för din organisation som vi inte har listat här, vänligen meddela oss.

Vi önskar våra vänner, kollaboratörer, investerare och det bredare samhället deras hälsa och säkerhet, och tack till alla, inifrån och ut, som bidragit med insatser.

Tack för att du läser! Du kan gå med i Agoric-gruppen på Twitter, Telegram och LinkedIn och fånga oss vid dessa kommande evenemang och prenumerera på vårt nyhetsbrev.