God handhygien förhindrar att vi alla får sjukdomar.

10 sätt inklusive ledare kan mildra förspänningar när man kommunicerar om Coronavirus

Hur organisationer som är engagerade i mångfald, rättvisa, tillgänglighet och inkludering kan upprätthålla sitt engagemang under tider av osäkerhet och rädsla.

Av Minal Bopaiah och Sabine Marx

Vi lever i osäkra tider.

Även om detta uttalande kan vara sant för hela människans historia, har det ökat resonans idag eftersom vi alla, anställda och arbetsgivare, kämpar för att hitta ett sätt att svara på coronavirus-pandemin.

I tider med rädsla och osäkerhet utlöses ofta implicit fördomar. Det beror på att amygdala, den del av hjärnan som är ansvarig för rädselsvaret, sparkar i överdriv, vilket får oss att söka information och lösningar som får oss att känna oss säkra, även om det betyder att vi är orättvisa i vår strävan.

Ledarskap spelar en stor roll i alla våra förmågor att svara lugnt och med mer rättvisa mot utmanande rädsla. Oavsett om du leder ett samhälle eller en organisation, här är några användbara tips för hur du kan kommunicera ditt svar på COVID-19.

# 1. Använd kommunikation med människor centrerad, inte affärscentrerad.

Sätt dina anställdas välbefinnande först under hälsohjälp. Börja aldrig med att beklaga eventuella ekonomiska förluster eller "förlorad produktivitet." Om ditt folk vet att du har ryggen blir du förvånad över hur långt de kommer att leverera för dig. Om du måste prata om affärsverksamhet, nämn det efter att du har sagt att din prioritering är hälsan hos personal och kunder och vad du gör för att säkerställa det.

# 2. Var konsekvent och välj dina kanaler klokt.

När du har utvecklat ett meddelande med ditt interna kommunikationsteam måste du se till att ditt ledarskapsteam är i låst steg runt det så att du kan behålla ett konsekvent meddelande i hela organisationen. Välj sedan din kommunikationskanal enligt dina anställdas preferenser och förväntningar. Om du har en fjärrkultur kan e-post vara lämpligt. Om du känner att ditt team är särskilt panik kan ett personalmöte följt av ett e-postmeddelande med topppoäng vara bättre.

Fortsätt också konsekvent i hur kommunikationen delas, eller se till att meddela eventuella förändringar i god tid. Det vill säga, om all kommunikation har skett via e-post, byt inte till en Slack-kanal halvvägs. Samtidigt ta ett flerspråkigt tillvägagångssätt genom att komplettera e-postkommunikation med affischer runt kontoret och rådhus med ledarskap. Låt personalen veta hur ofta de kan förvänta sig att höra från dig i denna fråga. Och identifiera en kontaktpunkt om människor har frågor.

# 3. Använd termen coronavirus eller COVID-19.

Alla andra termer som antyder att ett land eller en grupp var ursprunget till detta virus är väldigt felaktigt och kan sannolikt utlösa främlingsfientlighet. Vi skulle råda till och med att undvika att upprepa nyheter eller berättelser om ansvarslösa ledare som gör det.

Om du hör någon i din organisation som använder de främlingsfientliga termerna för coronavirus, påminn dem om att bakterier inte bryr sig om din ras eller etnicitet eller politik eller ens din karaktär. De är oskärpa och lika möjligheter när det gäller att infektera människor.

Forskning tyder på att ”en av de bästa sakerna vi kan göra för att minska fördomar under en pandemi är att helt enkelt utbilda människor om hur sjukdomen fungerar,” enligt Zaid Jilani från Greater Good Magazine.

# 4. Bekräfta osäkerhet och gå vidare till att erbjuda lösningar.

Det är viktigt att avmystifiera boogeyman genom att namnge honom. Det finns en betydande mängd osäkerhet i vårt samhälle just nu, och det är okej att säga det. Men gå vidare till det du vet. Var konkret och översätt statistik till något relatabelt, men se upp att det är en skillnad mellan statistik över risk och känslor av risk. Våra sinnen tenderar att antingen "runda ner" sannolikheten för "i princip noll" och vi underreagerar, berättade psykolog Paul Slovic till NY Times, eller så fokuserar vi på värsta fall, som "ger oss en stark känsla, så vi överreagerar. ” Som ledare kommer dina kommunikationer att bero lite på om dina anställda är panikerade eller saknar brådskande känsla.

Ge också betrodda informationskällor. Vi rekommenderar att du besöker CDC: s och WHO: s webbplatser regelbundet för att se de senaste uppdateringarna. En länk till din lokala hälsoavdelnings webbplats kan dessutom hjälpa din personal att identifiera resurser som är mer relevanta för deras specifika region. I allmänhet bör du betona att alla har byrå genom att följa handtvätt, fysisk distans och andra lämpliga skyddsåtgärder som fastställts av CDC.

# 5. Kall det fysisk distans, inte social distans.

Det är viktigt att påminna människor om att de kan och bör fortsätta att vara sociala under denna tid. De behöver bara byta till att använda telefoner, videosamtal, texter och andra digitala kanaler. Om du träffas personligen, sitta eller stå cirka sex meter från varandra. (Om du är nyfiken på varför sex fot är det magiska numret, kolla in grafiken i den här artikeln av New York Times.)

# 6. Designa dina fysiska och virtuella miljöer för att ändra beteende.

Beteende förändring är sunt förnuft men inte alltid lätt (tänk bara på hur många gånger du hörde att du ska äta, träna och tandtråd varje dag, och tänk nu på hur många gånger du faktiskt gör.)

Arbetsgivare kan dock göra mycket för att göra beteendeförändringar lättare genom att utforma miljön för den förändring du vill se. Att till exempel placera en papperskorg vid badrumsutgången gör att människor kan använda sin pappershandduk för att öppna badrumsdörren utan att vidröra handtaget. Eller ge dina chefer en lista med "påminnelser om tillgänglighet" att presentera via en bild eller läsa högt i början av virtuella möten. Denna lista bör innehålla beteenden som att be alla titta på kameran när de talar så att personer med hörselskador kan följa med.

När du utformar nya protokoll eller policyer, använd en deltagande process för att se till att du har beaktat påverkan på alla former av anställning. Även om det kan verka som en tidskrävande ansträngning, kommer vinsten i form av mer inkluderande och effektiva protokoll att vara värt det. Du kommer också sannolikt att få större inköp, vilket är viktigt för att alla ska följa nya beteendestandarder eller policyer. (Se tips 9 för vem som ska vara med i denna deltagande grupp.)

# 7. Gör dig redo att förnya meddelandena.

Med tanke på inkubationens längd för coronavirus och den allmänna längden på varje influensasäsong kan företag behöva ta itu med trötthet för meddelanden för rutinmässigt beteende som handtvätt. Engagera dina mest kreativa typer för att se hur du kan göra kommunikationen engagerande.

Se till att du också använder den bästa beteendevetenskapen. Forskning har visat att människor är mer benägna att handtvättas när de påminns om att det gynnar andra, inte bara dem själva. Det är därför Brevity & Wit har skapat en gratis handtvättaffisch för dig att ladda ner och fästa vid varje diskbänk på din arbetsplats.

# 8. Skyll inte på individer om de får koronavirus.

Som vi nämnde ovan bryr sig bakterier inte om du är bra eller dålig, vilken ras du är eller vem du röstade för. De är kritiska och slumpmässiga i sin strävan efter en värd.

Ja, beteendeåtgärder kan minimera din risk. Men att minimera risken och utrota risken är två olika saker. En person kan göra alla rätt saker och fortfarande smittas.

Det är ibland svårt för människor att internalisera eftersom vi vill ha kontroll och vi vill tro på en rättvis värld - där goda saker händer med goda människor och de orättvisa får sitt stöd. Men tyvärr, om vi tror på en rättvis värld, så leder våra psyker oss till att tro att ingen är ett oskyldigt offer. Det finns oskyldiga offer i världen. Och vi har inte full kontroll. Alla som får denna sjukdom är värda vår empati och förtjänar aldrig skylden.

# 9. Erkänn ojämlikheter och placera de mest marginaliserade i mitten.

Om du har ett uttalat engagemang för eget kapital bör du också ta dig tid att erkänna ojämlikheter. Förklara hur vissa grupper kommer att känna effekterna (hälsa och ekonomi) mycket hårdare än andra grupper, snarare än att bara säga att ojämlikheter finns eller kommer att bli värre. Detta hjälper anställda från dessa grupper att känna sig se, förstås och att de hör hemma.

Dessutom bör du sätta de mest marginaliserade i centrum när du utformar policyer för hur ditt företag kommer att reagera. Samla ditt ledarskap och sätta först ihop policyer för ditt kontrakt och dagarbetare. När skolorna stängs, hur är det med föräldrar som kan arbeta hemifrån men inte har barnomsorg? Har alla i ditt företag sjukförsäkring? Om inte, kan du täcka kostnaderna för ett test? Vad sägs om eventuella odokumenterade arbetare eller odokumenterade familjemedlemmar? Vad sägs om de med problem med tillgänglighet? Är du säker på att alla i ditt företag har tillgång till höghastighetsinternet? Behöver du skicka kommunikationer på olika språk, och hur kan du se till att de är fullt tillgängliga?

Det finns mycket att tänka på, så ta det ett steg i taget och fortsätt lyssna. Få organisationer har vidtagit åtgärderna för att förbereda sig för en ovanlig omständighet som denna, så många av oss lär oss medan vi går. Du måste vara ödmjuk och flexibel, erkänna vad du inte vet och göra ändringar när det behövs genom reparerande åtgärder.

# 10. Markera möjligheter och tänka på lång sikt.

Detta kan vara en tid då ditt ledarskap stiger tillfället och lever ditt företags värderingar. Utmana ditt ledarskapsteam eller personal att hitta sätt som en självpålagd karantän kan spara pengar och hur du kan fördela det till oväntade utgifter beroende på dina värden på eget kapital och inkludering (liksom finansiell stabilitet).

Katastrofberedskap är en växande nödvändighet för många företag. Men själva naturen av att tänka på katastrofer för att förbereda sig för dem kan utlösa rädslarsvar, vilket sedan kan leda till implicita fördomar att slå in. I ett försök att "överleva" kan vi förbise våra medmänniskor.

Organisationer som är engagerade i rättvisa och inkludering bör investera i att bygga ut katastrofberedskapsplaner som också hjälper till att mildra partiskhet och sätta de mest utsatta i centrum. Genom att göra det kan din organisation väder framtida potentiella stormar med mer integritet och mer medarbetarnas engagemang och därmed kompensera förlorad produktivitet och pengar som åtföljer anställdas frigörelse eller behållningsproblem.

När du tänker på lång sikt, fråga dig själv hur du vill att ditt svar ska komma ihåg ett år, fem år och till och med 10 år från och med nu. Din avdelning för rekrytering av talanger kommer att ha en enklare tid att attrahera och behålla talang om du sätter människor först. Dina marknadsförings- och produktteam kommer att ha en enklare tid att bryta in på nya marknader om du har visat dig vara en ansvarsfull företagsborger. Och ditt innovationsteam kommer att lära sig innebörden av axiomet "nödvändighet är modern till uppfinningen" om du tillåter dem att svara på den här krisen.

Avslutningsvis gör osäkerheten oss alla sårbara och rädda. Men mod är inte frånvaron av rädsla; det är valet att svara med integritet oavsett rädsla. Om du har ett engagemang för mångfald, rättvisa och inkludering, är det på dig som ledare att svara på ett sätt som sätter mod över komfort, och ditt folk, oavsett färg eller tro - eller till och med 1099-status - i centrum av dina lösningar.

Det är inte lätt. Men det är värt dina ansträngningar.

Minal Bopaiah är grundare av Brevity & Wit, ett strategi + designföretag som strävar efter att utforma en mer inkluderande värld, och arbetar för närvarande med en bok om hur språk och design driver integration och rättvisa.

Sabine Marx är Brevity & Wits kommunikationsstrateg med decennier av erfarenhet av miljö- och folkhälsoriskkommunikation och leder workshops om katastrofberedskap i hela landet. Läs mer på www.brevityandwit.com.