Tio tips för chefer för att leda team genom coronavirus-krisen

Skrivet av Kristina A Nardi och Gina Urgena

Ditt företag skapar en social kanal för att dela de senaste COVID-19-uppdateringarna, toppledarskap e-postas anställda ofta, om inte dagligen, och anställda kan besöka ett COVID-19-nav för att få vanliga frågor och information. Dessutom krävde ledarskap alla anställda som kan arbeta hemifrån gör det tills vidare. Nu är du hemma som hanterar ditt avlägsna team mitt i en eskalerande världskris. Och det finns arbete som ska göras. Låter bekant?

Om du är chef för kunskapsarbetare har coronavirus-pandemin troligen lagt dig och ditt team i situationer som du aldrig har hanterat tidigare. Under normala tider sitter ditt team i närheten, du träffar regelbundet personligen, du tar kaffe med teammedlemmar och de stannar vid skrivbordet för att ställa frågor. Du ser dem whiteboard-lösningar tillsammans, äta lunch och prata om helgens planer. Långa företags-e-postmeddelanden och stela virtuella samtal har ersatt det samarbete, teamwork och kamratskap som du och ditt team är vana med. Ditt företags svar från top-down kan vara bra, men du är osäker på hur du kan leda ditt team genom det dagliga. Här är tio saker du kan göra med början nu.

1) Ställ in förväntningar på laget som ett lag.

Underlätta en gruppdiskussion för att bestämma förväntningar på fjärrarbetet tillsammans. Bestäm i förväg vilka förväntningar du vill upprätta (och varför) kontra vad teamet kan bestämma tillsammans. Du bör ställa förväntningar på vad som helst med företagets policy och praxis samt dina anställdas säkerhet. Till exempel gör det klart att du förväntar dig att ditt team läser företagets e-postmeddelanden och följer riktlinjerna.

Förväntningar att bestämma som ett team inkluderar: kärntimmar hela teamet är tillgängligt; specifika ”djuparbetade” dagar / tider när teammedlemmarna inte schemalägg möten eller avbryter varandra; hur man kan hålla kontakten utöver e-post och möten (t.ex. virtuella chattrum, snabbmeddelanden); och teamnormer för samtal och sms, inklusive av / på-timmar. Spendera tid i förväg genom att tänka igenom din egen ståndpunkt i dessa ämnen, särskilt vad du är och inte är okej med och varför, så att du objektivt kan formulera din synvinkel till ditt team.

Skicka mötesinbjudan i förväg med ett personligt meddelande som förklarar vad du vill göra, varför och vilka beslut du vill att ditt team ska fatta tillsammans - så att de har tid att förbereda. Överväg att skaffa ditt team synpunkter på vilka förväntningar de vill bestämma utöver de du föreslår.

Använd en virtuell whiteboard eller dokument för att visa agendan och idéerna som teamet brainstorms, be om input från varje teammedlem och använd demokratiska tillvägagångssätt som att rösta för att besluta om konkurrerande åsikter. Efter mötet, skicka och posta teambesluten för att fastställa förväntningarna som praktik.

2) Öka dina anslutningar.

Dina teammedlemmar kan vara mer oroliga att nå dig via e-post eller chatta eftersom det är annorlunda än att stanna vid skrivbordet i några minuter eller fånga dig i köket. Färre kontakter med dig kan resultera i brist på tydlighet i prioriteringar, hindra idédelning och få dina teammedlemmar att kämpa utan den riktning eller coaching de behöver från dig. Förhindra detta genom att sätta in mer frekventa, effektiva beröringspunkter med ditt team. Till exempel är ett 15-minuters dagligt "scrum" -möte där varje teammedlem delar "vad de slutförde sedan igår", "vad de planerar att slutföra idag" och "vad som kommer i deras sätt" är ett bra sätt att hålla varandra informerad och snabbt ta bort vägspärrar.

Om du redan har en-till-en med var och en av dina teammedlemmar, bra. Om inte, börja nu. Be dina teammedlemmar att ställa upp agendan. Uppmuntra dem att inkludera aktiviteter och projekt som de behöver mer vägledning eller coaching från dig. Be dem att dela sin agenda med dig i förväg så att du kan förbereda dig. Undvik att använda en-till-en som statusrapporter; snarare, använd dem som arbetstid med din teammedlem för att hjälpa honom / henne att gå vidare.

3) Förespråkare för egenvård.

Under dessa tider med hög stress och oklarhet är det viktigt att ditt team kommer ihåg att ta hand om sig själva. Det är precis som dessa flygvaktinstruktioner på flygplanet: Du måste sätta på din mask först innan du hjälper andra. Kolla in med teammedlemmarna för att se till att de deltar i vad som helst stressreducerande aktiviteter som fungerar för dem, vare sig det är en promenad utanför, läsning eller meditation. Se till att du som ledare gör samma sak. Du kommer att vara mer effektiv på att stödja ditt team om du inte själv är ett gigantiskt stressmonster!

4) Skapa (virtuellt) community.

Du kan inte gå till happy hour, men du kan fortfarande dela och ansluta. Engagera dina teammedlemmar så att du inte behöver bli kreativ ensam. Öppna till exempel en chatt eller en virtuell whiteboard och be dina teammedlemmar att skicka in en idé för hur de vill skapa anslutningar medan de fungerar praktiskt taget. Fråga dem hur de vill fortsätta lagtraditioner, som födelsedagsfirande. Stödja deras idéer och ge dem ägande över utförandet.

Gör enkla, låga ansträngningar saker som: Bjud in teammedlemmar att rotera och ställa en frågeformulär som "var är din favorit semestermål" eller "vilken TV-show är du binging" och kommentera varandras svar. Institutet "Vinn onsdag" där alla delar en personlig eller professionell vinst från den senaste veckan. Starta en teambestämd utmaning som att läsa ett fast antal sidor i en bok i veckan eller gå i steg varje dag. Håll kaffepauser på måndag morgon där du alla sätter på din video vid en viss tid och dela om dina helger.

5) Skapa dedikerade virtuella teamkommunikationskanaler.

Oavsett om det är en gruppchatt eller snabbmeddelande på vilken plattform din organisation använder, ställa in kanaler för teamet för att hålla kontakten om uppdateringar, projekt eller bara dela roliga foton som att baka kakor med familjen eller din hund eller katt. Skapa också en gruppkanal, till exempel en grupptext, för mer brådskande meddelanden och nödsituationer.

6) Kommunicera med öppenhet.

Dela så mycket information som möjligt med ditt team. Även om du inte har alla svar eller information ska du kommunicera vad du kan. Det är ok att säga, "Jag vet inte det ännu - låt mig ta reda på det och komma tillbaka till dig" eller "Jag kommer att meddela dig så fort jag har mer information om det." När det finns kommunikationsbrister, kan anställda "göra historier" för att fylla luckorna, vilket kan leda till spridning av felinformation och ökad ångest.

7) Incheckning med varje teammedlem individuellt.

Ta dig tid att verkligen kolla in med dina teammedlemmar, till exempel under en-till-en-möten. Ställ frågor som "vad är du orolig för", "hur går det att arbeta hemifrån - vad fungerar för dig och vad inte," "vad är det i ditt sinne som vi inte pratar om" och "vad kan jag göra för att bättre stöd dig ”för att öppna dörren för din teammedlem. Lyssna, undvik avbrott och dela tillbaka det du hör med dina egna ord för att kontrollera förståelsen. Vidta åtgärder baserat på vad du hör, så ditt team har det stöd de behöver under den här tiden.

8) Ge tillstånd.

Hjälp ditt team att veta att det är okej att fråga efter vad de behöver. Dela med att du känner igen allas situation är annorlunda, och låt dem veta att du vill arbeta med varje person för att ta reda på vad som är rätt baserat på hans / hennes unika omständigheter. Genom att göra detta är det klart för ditt team att de kan kontakta dig och att du kommer att arbeta tillsammans för att hitta lösningar som fungerar för er båda. Detta gör en lång väg för att lindra de anställdas stress för samtal som denna.

Var öppen om din egen situation, även om det är komiskt. Till exempel, i början av ett samtal, låt ditt team veta att de kan höra din hund skälla eller dina barn i bakgrunden. Eller visa gruppen din favoritkaffe och dela berättelsen bakom den. Bjud in ditt team att dela också. Gäster som det hjälper ditt team att känna sig bekväma och stötta i hemmiljön där de kanske inte har full kontroll.

9) Modell empati och balans.

Hur du agerar och reagerar påverkar hur ditt team agerar och känner. Handlar du irriterad när en teammedlem plötsligt måste släppa från ett samtal eftersom hans / hennes småbarn behöver något? Andra teammedlemmar kommer att reagera på samma sätt. Är du online från 7:00 till 21:00 och skickar fortfarande e-postmeddelanden in på natten? Ditt team kommer att tro att de måste spegla detta. Undviker du att använda din video vid samtal? Ditt team kommer också.

Stressnivåerna är höga då ditt team navigerar på nya sätt att arbeta, ansvar hemma och störningar i deras rutiner. Kom ihåg detta under dina interaktioner och i dina kommunikationer. Den teammedlem som plötsligt måste släppa från samtalet? Prova att säga ”Det är okej. Vi gör alla vårt bästa just nu. Vi kommer att hämta dig senare. ” Bryter du för dagen? Dela med ditt team som du loggar ut så att du kan träna och bjuda dem att dela vad de gör för att hålla sig aktiva. Gå med i ett teammöte? Låt ditt team veta att du planerar att använda video och bjud in dem att göra samma sak om de är bekväma.

10) Modellera ett positivt tankesätt.

Precis som ditt beteende fungerar som en förebild, så gör ditt tankesätt också. Det råder ingen tvekan om att vi befinner oss i en aldrig tidigare skådad tid. Istället för att fokusera på alla utmaningar, tänk på möjligheterna. Vilka är några positiva resultat från denna situation? Är detta en möjlighet för ditt team att lära känna varandra bättre och lära sig nya sätt att samarbeta effektivt? Leder detta nya arbetssätt till effektivitet, förbättrad kommunikation och ett mer sammanhängande team? I stället för att ha ett offermentalitet, överväg vad du vill skapa tillsammans som ett team för att stödja varandra och förstärka anslutningen och samarbetet.

Som chef vet du att ditt team tar sina ledtrådar från dig. Just nu är en otrolig möjlighet för dig att modellera beteenden, tankesätt och handlingar som kommer att hålla ditt team engagerat och produktivt och ge dem det stöd de behöver.