Bild via: Pexels

10 steg för att skapa bättre fjärrkontroll (på Slack)

Jag har hanterat och ledat fjärr- och distribuerade team och leverantörer i flera år (mitt första projektchattverktyg var inte Slack, inte ens Hipchat, men Pidgin (!)) - och nu när coronavirus plötsligt påminde oss alla om att vi inte är plötsligt så skicklig att arbeta tillsammans digitalt som vi trodde att vi var, tyckte jag att det var bra att dela de största frågorna som jag ser de flesta företag inte förstår när det gäller att skapa en positiv fjärrarbetskultur (särskilt när jag använder Slack).

1. Var tydlig när du behöver vara tillgänglig för varandra och gör dem tydliga. Under dessa tider bör du inte vara borta från din maskin (under en orimlig tid) eller ta timmar att svara på. Detta problem skapar beslutsfördröjning, där något som kan ha hanterats på 15 minuter tar en serie meddelanden, förseningar, meddelanden, förseningar och så vidare - tills det blir timmar och till och med ibland dagar.

Du kommer helt enkelt att behöva förklara det för vissa i ditt team. De är inte vana att balansera denna tillgänglighet, eftersom ni alla delar väggar i samma rum. Det var helt enkelt inte nödvändigt. Nu kommer det för vissa att vara det. Var artig med detta - du berättar inte för folk att de inte kan ta lunch eller gå på badrummet. Du ber folk informera dig om de behöver gå ut eller hantera ett ärende. Du försöker förhindra att dina företag eller projekt går från att sakta till en genomsökning.

2. Använd din Slack effektivt - skapa kanaler som är avsedda för allmän kommunikation och kanaler som är avsedda för explicita typer av meddelanden. Vissa klassiker som vi använder är 'varningar-x', 'buggar' 'utanför kontoret'. Använd "varningar" -kanaler för systemflöden via webhooks eller zapier som håller människor medvetna om aktivitet, men lägg inte alla dina varningar i en kanal.

Gör "varningar-github" eller "varningar-värd" och längre ner, genom att göra dem alla i en kanal får de bara ignoreras. Om du är orolig för att detta kommer att skapa kanaltrötthet kan du göra varningskanaler valfria eller i "små grupper av anslutna system", som "varningsteknik" eller "varningssäljning".

Var inte en röv, men låt inte kanaler utvecklas för att aldrig vara med på ämnet. Försök att hålla dem rimligt fokuserade.

3. Lås inte Slack-kanaler som andra kan se för att de vill, inte för att de måste. Kom ihåg att att se aktivitet inte alltid är en kognitiv börda - i avlägsna arbetsytor är att se aktivitet ofta en påminnelse om att du är en del av ett team.

Att låsa Slack-kanaler förbjuder bara andra att se aktiviteter som kan påminna dem om allt som händer och hur mycket alla arbetar mot samma mål. Lås kanaler som BEHÖVER vara privata, av HR eller juridiska skäl, säkert - men tvinga inte integritet där det inte är nödvändigt.

4. Och å andra sidan, vara tydlig om vilka kanaler som krävs och vilka inte. Låt inte ditt team överbelastas med nödvändig inbjudan till 100 kanaler, för för vissa kommer det att få dem att känna sig påfalla att följa dem alla. Det är bäst att bara diskutera detta och se till att du och dina team är på samma sida.

Låt dem veta att du är glad att ha dem i så många kanaler som de vill följa med, men här är de som de behöver vara i, med tanke på deras roll eller avdelning. Allt annat är valfritt, och om det någonsin är för mycket, är de fria att lämna.

5. När du har grupperade kanaler eller avdelningar - och många Slack-kanaler, ordna dem med ett alfabetiskt prefix - hjälper det att hålla din Slack tydlig genom att se "försäljningsvarningar", "försäljningsgeneral" "försäljningsnyheter" (till exempel ) än att försöka hitta försäljningskanalerna som "nyhetsförsäljning" och icke-konsekvent namngivning. Använd alfabetet för vertikal gruppering till din fördel.

Att arbeta med kunder är ofta ännu värre. Du kan ha många interna och externa kanaler. Skapa prefix eller eftermönstermönster som hjälper ditt team enkelt att identifiera de interna kanalerna och de som är anslutna till partners, leverantörer eller klienter.

Exempel: # client-int-buddy # client-int-dojo # client-ext-buddy # client-ext-dojo #engineering # engineering-nyheter #general # försäljning-varningar # försäljning-chat # försäljning-veckovis

6. Och det här är för mig att det viktigaste - kommunicera proaktivt vad du gör - blir "delare". I fjärrarbetskultur är det största misslyckandet i allmänhet att din kommunikation tilldelas två typer - slumpmässiga och roliga grejer och arbetsmaterial "när du behöver något". Du har dina skämtkanaler och dina "hej gjorde du din sak" -kanaler. I själva verket är detta behov att fortsätta fråga "har detta hänt ännu" eller "har det hänt ännu" - beror oftast på att du inte har skapat en avlägsen kultur där människor delar vad de gör proaktivt.

Hur kan du veta att det här är en fråga? Har du någonsin varit på lag och sett 24 timmar eller 48 timmar gå och ingen publicerar något i en Slack-kanal alls? Detta är ett symptom på att ditt team inte förstår värdet av att dela uppdateringar "bara för att hålla andra informerade". Föreställ dig det på ett kontor. Du har bara gått igenom två dagar och inte haft något att diskutera. Jag kan inte tänka mig ett företag som fungerar som det.

Detta är särskilt vanligt på små team där alla representerar hela avdelningen / arbetsfunktionen. De kanske alla rapporterar sina objekt till VD, men eventuellt i privata chattar eller i samtal. Den här verksamheten fungerar på distans, men bygger inte på en fjärrkontroll. Det hjälper inte individer att förstå hur man kan fördela information över hela teamet i en avlägsen inställning. Det är bäst att du leder exemplet till teamet genom att visa dem ofta hur du delar. Något liknande:

”Uppdaterade bara Asana-korten och organiserade allt. Flyttade några av artiklarna som vi inte har gjort framsteg på tillbaka till isboxen och några saker som vi slutade till den färdiga listan. Därefter försöker jag lägga till detaljer till de nästa två korten på orderstocken och borde ha det klart i morgon. ”

Det finns ingen begäran eller fråga, ingenting som någon annan verkligen behöver veta, men du mönstrar ett team där medvetenhet och gruppinsats kommuniceras, inte bara ett lyhört system

7. Och nämns kort ovan, men också viktigt - försök att undvika privata meddelanden så mycket som möjligt. Viktiga beslut eller historien om att planera något bör inte göras i en 1: 1 som inte kan ses av andra eller är svår att komma ihåg. Försök att hålla avdelningssamtal i dessa avslappnade grupper nästan alltid.

Om du arbetar med kunder är detta särskilt sant. Gör inte bara själva denna åtgärd, utan försök att se till att alla i ditt team skjuter tillbaka klientsamtal till gruppkanaler. Konfigurationer av privata klienter kan resultera i att HR, juridiska eller bara svåra konversationer händer på en plats där du inte kan komma åt eller hjälpa triage om någonsin någonsin går ur rälsen.

8. Och enligt de "roliga" konversationerna säger jag att du kan stärka dem. Vi har haft kanaler för "kuraterade nyheter" "kuraterad musik" "kuraterade videor" och "erbjudanden", "slumpmässiga" och "gif" -kanaler. Försök att låta människor fortfarande ha personligheter och visa upp dem.

https://slackmojis.com/

De flesta lag är faktiskt ganska bra på det här, och Slack stöder uppenbarligen det med emoji-reaktioner, gifhy-stöd och så vidare. Du kommer troligtvis inte behöva göra mycket arbete här, men ibland kan det vara till hjälp att inte låta skillnaden ske mellan ditt "ledarskap" och ditt team, där den roliga delen av Slack är något som laget gör och ledarskapet inte . Det förvärrar bara hanteringssilo som genereras i icke-fjärrinställningar ändå.

9. Kom ihåg och uttryckligen för ditt team att individer har olika kommunikationsstilar när de använder fjärrchattverktyg. Vissa människor kan verka bruska eller till och med arg på hur du tolkar sina meddelanden - men det kan bara vara deras skrivstil. Försök att uppmuntra ditt team att läsa sina fjärrkontroller och chatta interaktioner genom linsen av, "Jag kan inte tilldela denna person känslor baserat på deras chatt, så det är bäst för mig att bara fråga."

Jag är skyldig till detta personligen - där min tid och bandbredd lämnar mig med mycket korta, snabba svar. Jag försöker fånga mina team någon gång och påminner dem om att det inte är ilska och jag är inte upprörd, bara hur jag kommunicerar när jag jonglerar med saker. Den chatten och villigheten att ha den är alltid till hjälp.

10. Och stäng av Slack ett ögonblick - om du kan, be ditt team att alltid sätta på sin video under gruppchattar - eller särskilt under kundmöten. Kom ihåg att i slutet av dagen att se ett annat mänskligt ansikte är en emotionell och psykologisk fördel som ditt team behöver ansluta.

Slack är ett fantastiskt verktyg och för alla anti-Slack-känslor har jag sett att det förenar passionerade team och projekt på sätt som skapar ärliga-till-gud livslånga vänskap och enormt framgångsrika företag - men det är inte ett ansikte- till ansikte konversation, och kommer aldrig att bli. Försök att vara den personen för ditt team, låt dem känna dig, även om det känns lättare att inte ibland.